ประหยัดเวลา 2 ชั่วโมงต่อวัน: การปฏิวัติการบันทึกเสียงในที่ทำงาน

พนักงานออฟฟิศทั่วไปพิมพ์ได้ระหว่าง 38-40 คำต่อนาที แต่พูดได้ที่ 125-150 คำต่อนาที ความแตกต่างในความเร็วนี้ 3-4 เท่า แสดงถึงโอกาสในการเพิ่มผลิตภาพที่มหาศาลซึ่งมืออาชีพส่วนใหญ่ปล่อยทิ้งไว้ การบันทึกเสียงผ่าน WhatsApp กำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของทีมที่มีวิสัยทัศน์ ช่วยประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงในแต่ละวัน

ต้นทุนที่ซ่อนอยู่ของการพิมพ์

การพิมพ์ดูเหมือนเป็นเรื่องธรรมชาติจนเราแทบไม่ตั้งคำถามว่ามันเป็นอุปสรรค แต่สำหรับมืออาชีพส่วนใหญ่ การป้อนข้อมูลผ่านคีย์บอร์ดเป็นขั้นตอนที่จำกัดอัตราในงานประจำวันนับไม่ถ้วน:

• การร่างอีเมลและข้อความ
• การจดบันทึกในการประชุม
• การบันทึกความคิดและการตัดสินใจ
• การสร้างรายงานและเอกสาร
• การตอบกลับการสื่อสารจากลูกค้า

พนักงานออฟฟิศทั่วไปใช้เวลา 2-4 ชั่วโมงต่อวันในการพิมพ์ หากการบันทึกเสียงเร็วกว่า 3 เท่า นั่นหมายถึงเวลา 90-180 นาทีที่ประหยัดได้ในแต่ละวัน ในระยะเวลาหนึ่งปี นั่นเท่ากับ 6-12 สัปดาห์ทำงานเต็มเวลา

ทำไมต้องใช้ WhatsApp สำหรับการบันทึกเสียงในที่ทำงาน

คุณอาจสงสัย: ทำไมต้องใช้ WhatsApp สำหรับการบันทึกเสียงในที่ทำงานในเมื่อมีเครื่องมือบันทึกเสียงเฉพาะ? คำตอบง่ายมาก - WhatsApp เป็นที่ที่การสื่อสารในการทำงานเกิดขึ้นอยู่แล้ว

มันอยู่ในกระบวนการทำงานของคุณแล้ว

ทีมส่วนใหญ่ใช้ WhatsApp สำหรับการสื่อสารอย่างรวดเร็ว การประสานงานทีม และการติดต่อกับลูกค้า การใช้ WhatsApp สำหรับการบันทึกเสียงหมายความว่าคุณไม่ต้องเรียนรู้เครื่องมือใหม่ เปลี่ยนบริบท หรือส่งออกเนื้อหาระหว่างแพลตฟอร์ม

ความสะดวกสบายแบบมือถือเป็นหลัก

WhatsApp ทำงานได้อย่างราบรื่นข้ามอุปกรณ์ แต่ถูกออกแบบมาสำหรับมือถือ นั่นหมายความว่าคุณสามารถบันทึกความคิดขณะเดินทาง ระหว่างการประชุม หรือที่ไหนก็ตามที่คุณมีโทรศัพท์ - ซึ่งก็คือทุกที่

อินเทอร์เฟซที่คุ้นเคย

ไม่มีการเรียนรู้ที่ซับซ้อน หากคุณสามารถส่งข้อความ WhatsApp ได้ คุณก็สามารถบันทึกเสียงได้ ความสามารถในการเข้าถึงนี้หมายความว่าการนำไปใช้งานเป็นไปอย่างทันที ไม่ใช่ค่อยเป็นค่อยไป

ห้ากลยุทธ์การบันทึกเสียงในที่ทำงานที่ใช้ได้จริง

1. การร่างอีเมลด้วยเสียง

แทนที่จะพิมพ์อีเมลอย่างยากลำบาก ให้บันทึกประเด็นสำคัญเป็นข้อความเสียงถึงตัวคุณเองหรือเพื่อนร่วมงาน ใช้ Transcribe Bot เพื่อแปลงเป็นข้อความ จากนั้นคัดลอกและวางลงในโปรแกรมอีเมลของคุณ กระบวนการนี้มีประสิทธิภาพโดยเฉพาะสำหรับอีเมลที่ยาวซึ่งคุณต้องการสื่อสารความคิดที่ซับซ้อน

มืออาชีพหลายคนรายงานว่าการบันทึกเสียงอีเมลช่วยปรับปรุงคุณภาพจริง ๆ เพราะพวกเขาพูดได้อย่างเป็นธรรมชาติมากกว่าการพิมพ์ โทนเสียงจึงกลายเป็นเรื่องที่แท้จริงและน่าสนใจมากขึ้น

2. การบันทึกการประชุม

ในระหว่างหรือหลังการประชุมทันที ให้บันทึกการตัดสินใจสำคัญ รายการที่ต้องดำเนินการ และประเด็นการสนทนาที่สำคัญ การพูดบันทึกของคุณใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีและจับบริบทที่บันทึกย่อที่พิมพ์สั้น ๆ ไม่สามารถทำได้

ด้วยการถอดความ คุณจะได้ความเร็วของเสียงพร้อมกับความสามารถในการค้นหาและแชร์ของข้อความ ส่งบันทึกที่ถอดความแล้วให้ทีมของคุณ วางลงในเครื่องมือการจัดการโครงการ หรือเก็บไว้เพื่ออ้างอิงในอนาคต

3. การจับความคิดระหว่างเดินทาง

คุณมีความคิดที่ยอดเยี่ยมกี่ครั้งในขณะที่เดินไปทานกลางวัน เดินทางกลับบ้าน หรือรอซื้อกาแฟ? ความคิดเหล่านี้ส่วนใหญ่หายไปเพราะการหยุดพิมพ์มันออกมานั้นมีความยุ่งยากเกินไป

ด้วยการบันทึกเสียง คุณสามารถจับความคิดเหล่านี้ได้ในขณะนั้น ในช่วงเวลาที่มีแรงบันดาลใจ พูดมันลงใน WhatsApp รับการถอดความ และคุณได้เก็บรักษาความคิดนั้นไว้โดยไม่ต้องหยุด

4. การสื่อสารกับลูกค้า

สำหรับมืออาชีพที่ต้องติดต่อกับลูกค้า ความเร็วในการตอบกลับมีความสำคัญ การบันทึกเสียงตอบกลับคำถามจากลูกค้าในขณะที่มันสดใหม่ในใจของคุณจะนำไปสู่การตอบกลับที่รวดเร็วและมีความคิดมากขึ้น

การไหลของการพูดตามธรรมชาติมักจะผลิตการสื่อสารกับลูกค้าที่อบอุ่นและเป็นส่วนตัวมากขึ้นเมื่อเปรียบเทียบกับสไตล์การพิมพ์ที่มักจะกระชับซึ่งส่งภายใต้แรงกดดันด้านเวลา

5. การเขียนรายงานและเอกสาร

การสร้างเนื้อหายาวเป็นที่ที่การบันทึกเสียงเปล่งประกายจริงๆ แทนที่จะจ้องมองไปที่หน้ากระดาษเปล่า ให้พูดผ่านรายงานหรือเอกสารของคุณเหมือนกับว่าคุณกำลังอธิบายให้เพื่อนร่วมงานฟัง

ร่างแรกที่สร้างขึ้นผ่านการบันทึกเสียงมักจะมีความครอบคลุมมากกว่าเพราะการพูดช่วยลดความยุ่งยากในการเขียน คุณสามารถแก้ไขและปรับปรุงข้อความที่ถอดความได้ในภายหลัง แต่คุณได้กำจัดส่วนที่ยากที่สุดออกไป - การเริ่มต้น

การเอาชนะความท้าทายทั่วไปในการบันทึกเสียง

ฉันไม่เก่งในการพูดความคิดของตัวเอง

นี่คือข้อโต้แย้งที่พบบ่อยที่สุด และมันส่วนใหญ่เป็นตำนาน คุณพูดตลอดทั้งวันในที่ประชุม การสนทนา และการโทรศัพท์ ทักษะนี้มีอยู่แล้ว - คุณแค่ต้องเปลี่ยนทิศทางมัน

เริ่มต้นด้วยการบันทึกเสียงที่ง่าย เช่น รายการงานหรือสรุปสั้นๆ เมื่อคุณสร้างความสบายใจ คุณจะพบว่าการพูดนั้นเป็นธรรมชาติมากกว่าการเขียนสำหรับการสื่อสารส่วนใหญ่

ข้อความเสียงไม่เป็นมืออาชีพ

ความกังวลนี้มีความถูกต้องหากคุณส่งข้อความเสียงโดยตรง แต่ด้วยการถอดความ คุณจะได้รับข้อความที่ไม่สามารถแยกแยะได้จากเนื้อหาที่พิมพ์ เพื่อนร่วมงานและลูกค้าของคุณจะเห็นเพียงข้อความและเอกสารที่เป็นมืออาชีพ

เสียงรบกวนจากพื้นหลังส่งผลต่อคุณภาพ

AI การถอดความสมัยใหม่ เช่น ที่ขับเคลื่อนโดย Transcribe Bot มีความสามารถในการกรองเสียงรบกวนจากพื้นหลังและมุ่งเน้นไปที่การพูดได้อย่างน่าทึ่ง แม้ว่าสภาพแวดล้อมที่เงียบสงบจะเป็นสิ่งที่ดีที่สุด แต่คุณสามารถบันทึกเสียงได้สำเร็จในสภาพแวดล้อมทั่วไปส่วนใหญ่ เช่น สำนักงาน รถยนต์ หรือกลางแจ้ง

การคำนวณการประหยัดเวลาส่วนตัวของคุณ

มาทำการคำนวณอย่างรวดเร็วเพื่อดูว่าคุณจะเพิ่มประสิทธิภาพได้มากแค่ไหน:

• หากคุณใช้เวลา 3 ชั่วโมงต่อวันในการพิมพ์เนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับงาน
• และการบันทึกเสียงเร็วกว่าถึง 3 เท่า
• คุณสามารถทำงานเดียวกันให้เสร็จใน 1 ชั่วโมง
• นั่นคือประหยัดเวลา 2 ชั่วโมงทุกวัน
• 10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ทำงาน
• 40 ชั่วโมงต่อเดือน
• 480 ชั่วโมงต่อปี

นั่นเท่ากับ 12 สัปดาห์ทำงาน 40 ชั่วโมงเต็ม ลองจินตนาการดูว่าคุณจะทำอะไรได้บ้างกับ 12 สัปดาห์เพิ่มเติมในแต่ละปี - ไม่ว่าจะเป็นการรับโปรเจกต์ที่ใหญ่ขึ้น ลดเวลาทำงานล่วงเวลา หรือเพียงแค่ทำให้สมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตดีขึ้น

ผลกระทบแบบทบ

พลังที่แท้จริงของการบันทึกเสียงไม่ได้อยู่แค่การประหยัดเวลา - แต่มันคือผลกระทบแบบทบที่เกิดจากการลดความยุ่งยากในการสื่อสาร

เมื่อการบันทึกความคิดต้องใช้ความพยายามน้อยที่สุด คุณจะบันทึกได้มากขึ้น เมื่อการจับบันทึกการประชุมทำได้ง่าย คุณจะเก็บบันทึกได้ดีขึ้น เมื่อการตอบข้อความทำได้รวดเร็ว คุณจะรักษาความสัมพันธ์ได้ดีขึ้นและจับปัญหาได้เร็วขึ้น

นี่สร้างวงจรที่ดีที่การสื่อสารที่ดีขึ้นนำไปสู่ความร่วมมือที่ดีขึ้น ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ซึ่งทำให้การทำงานของคุณน่าพอใจและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เริ่มต้นวันนี้

อุปสรรคในการเข้าถึงแทบจะไม่มีเลย คุณมี WhatsApp อยู่แล้ว เพียงแค่เพิ่ม Transcribe Bot ลงในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณและส่งข้อความเสียงใด ๆ ไปยังมันเพื่อรับการถอดเสียงทันที

เริ่มจากเล็กน้อย: วันพรุ่งนี้ ลองบันทึกเสียงอีเมลหนึ่งฉบับแทนที่จะพิมพ์มัน บันทึกโน้ตการประชุมของคุณแทนที่จะพิมพ์ พยายามจดไอเดียหนึ่งขณะเดินแทนที่จะปล่อยให้มันหลุดลอยไป

ภายในหนึ่งสัปดาห์ การบันทึกเสียงจะรู้สึกเป็นธรรมชาติ ภายในหนึ่งเดือน คุณจะสงสัยว่าคุณเคยทำงานโดยไม่มีมันได้อย่างไร และเมื่อคุณคำนวณชั่วโมงที่คุณประหยัดได้ คุณจะตระหนักว่าการเปลี่ยนแปลงง่าย ๆ นี้ได้เปลี่ยนแปลงประสิทธิภาพการทำงานของคุณอย่างมีนัยสำคัญ