Збережіть 2 години щодня: Революція диктування на робочому місці

Середній офісний працівник набирає від 38 до 40 слів на хвилину, але говорить зі швидкістю 125-150 слів на хвилину. Ця різниця в швидкості в 3-4 рази представляє величезну можливість для підвищення продуктивності, яку більшість професіоналів залишає без уваги. Голосове диктування через WhatsApp змінює спосіб роботи прогресивних команд, економлячи години щодня.

Сховані витрати на набори тексту

Набір тексту здається настільки природним, що ми рідко ставимо це під сумнів як вузьке місце. Проте для більшості професіоналів введення з клавіатури є обмежуючим етапом у безлічі щоденних завдань:

• Складання електронних листів та повідомлень
• Запис нотаток на зустрічах
• Документування ідей та рішень
• Створення звітів та документації
• Відповіді на комунікації клієнтів

Типовий офісний працівник витрачає 2-4 години на день на набір тексту. Якщо голосове диктування в 3 рази швидше, це потенційно 90-180 хвилин заощадженого часу щодня. За рік це еквівалентно 6-12 повним робочим тижням.

Чому WhatsApp для диктування на роботі

Ви можете запитати: чому використовувати WhatsApp для диктування на роботі, коли є спеціалізовані інструменти для диктування? Відповідь проста - WhatsApp вже є місцем, де відбувається робоча комунікація.

Це вже у вашому робочому процесі

Більшість команд вже використовують WhatsApp для швидкої комунікації, координації команди та зв'язку з клієнтами. Використання WhatsApp для диктування означає, що вам не потрібно вивчати новий інструмент, змінювати контекст або експортувати контент між платформами.

Зручність для мобільних пристроїв

WhatsApp працює безперешкодно на різних пристроях, але він розроблений для мобільних. Це означає, що ви можете фіксувати думки під час поїздки, між зустрічами або в будь-якому місці, де у вас є телефон - а це скрізь.

Знайомий інтерфейс

Немає жодної кривої навчання. Якщо ви можете надіслати повідомлення в WhatsApp, ви можете диктувати. Ця доступність означає, що впровадження відбувається миттєво, а не поступово.

П'ять практичних стратегій диктування на роботі

1. Диктування електронних листів

Замість того, щоб важко набирати електронні листи, диктуйте свої ключові пункти як голосове повідомлення собі або колезі. Використовуйте Transcribe Bot, щоб перетворити його на текст, а потім скопіюйте та вставте в свій поштовий клієнт. Цей робочий процес особливо потужний для довших електронних листів, де потрібно чітко висловити складні ідеї.

Багато професіоналів повідомляють, що диктування електронних листів насправді покращує якість, оскільки вони говорять більш природно та розмовно, ніж набирають. Тон стає більш автентичним і залучаючим.

2. Документування зустрічей

Під час або відразу після зустрічей диктуйте ключові рішення, завдання та важливі пункти обговорення. Говорити свої нотатки займає секунди і фіксує контекст, який скорочені набрані нотатки пропускають.

З транскрипцією ви отримуєте швидкість голосу з можливістю пошуку та обміну текстом. Надсилайте транскрибовані нотатки своїй команді, вставляйте їх у інструменти управління проектами або архівуйте їх для подальшого використання.

3. Захоплення думок на ходу

Скільки блискучих ідей у вас виникало під час прогулянки на обід, поїздки додому або очікування кави? Більшість цих ідей зникає, оскільки зупинитися, щоб їх записати, занадто важко.

З голосовим диктуванням ви можете зафіксувати ці думки в реальному часі, в момент натхнення. Скажіть їх у WhatsApp, отримайте транскрипцію, і ви зберегли ідею, не зупиняючи свій хід.

4. Комунікація з клієнтами

Для професіоналів, які працюють з клієнтами, швидкість відповіді має значення. Диктування відповідей на запити клієнтів, поки вони свіжі у вашій пам'яті, призводить до швидшого виконання та більш продуманих відповідей.

Природний потік мовлення також, як правило, забезпечує тепліші, більш особисті комунікації з клієнтами в порівнянні з часто стиснутим стилем набраних повідомлень, надісланих під тиском часу.

5. Написання звітів та документації

Створення контенту у довгій формі - це те, де диктування справді сяє. Замість того, щоб дивитися на порожню сторінку, просто говоріть про свій звіт або документацію, ніби ви пояснюєте це колезі.

Перші чернетки, створені за допомогою диктування, часто є більш змістовними, оскільки говоріння усуває тертя письма. Ви завжди можете редагувати та вдосконалювати транскрибований текст пізніше, але ви усунули найскладнішу частину - початок.

Подолання поширених викликів диктування

Я не вмію добре висловлювати свої думки

Це найпоширеніша заперечення, і це в значній мірі міф. Ви говорите протягом усього дня на зустрічах, у розмовах та дзвінках. Ця навичка вже є - вам просто потрібно її перенаправити.

Почніть з простих диктувань, таких як списки завдань або короткі резюме. Коли ви будете почуватися комфортніше, ви виявите, що говорити насправді природніше, ніж писати для більшості комунікацій.

Голосові повідомлення не є професійними

Ця стурбованість є обґрунтованою, якщо ви надсилаєте голосові повідомлення безпосередньо. Але з транскрипцією ви отримуєте текстовий вихід, який не відрізняється від набраного контенту. Ваші колеги та клієнти бачать лише професійні текстові повідомлення та документи.

Фоновий шум впливає на якість

Сучасний штучний інтелект для транскрипції, як той, що живить Transcribe Bot, надзвичайно добре фільтрує фоновий шум і фокусується на мовленні. Хоча тихе середовище є ідеальним, ви можете успішно диктувати в більшості повсякденних умов, таких як офіси, автомобілі або на вулиці.

Обчислення ваших особистих заощаджень часу

Давайте зробимо швидкі розрахунки, щоб побачити ваш потенційний приріст продуктивності:

• Якщо ви витрачаєте 3 години на день на набір робочого контенту
• І голосове диктування в 3 рази швидше
• Ви могли б виконати ту ж роботу за 1 годину
• Це 2 години, зекономлені щодня
• 10 годин на робочий тиждень
• 40 годин на місяць
• 480 годин на рік

Це еквівалентно 12 повним 40-годинним робочим тижням. Уявіть, що ви могли б зробити з 12 додатковими тижнями щорічно - чи то взятися за більші проекти, зменшити понаднормові години, чи просто досягти кращого балансу між роботою та особистим життям.

Кумулятивний ефект

Справжня сила диктування полягає не лише в економії часу - це кумулятивний ефект усунення тертя з комунікації.

Коли документування ідей вимагає мінімальних зусиль, ви документуєте більше. Коли записувати нотатки з зустрічей легко, ви зберігаєте кращі записи. Коли відповідати на повідомлення швидко, ви підтримуєте кращі стосунки та виявляєте проблеми раніше.

Це створює доброчинний цикл, де покращена комунікація призводить до кращої співпраці, що призводить до кращих результатів, що робить вашу роботу більш задовільною та ефективною.

Починайте сьогодні

Бар'єр для входу практично нульовий. У вас вже є WhatsApp. Додайте Transcribe Bot до своїх контактів і пересилайте йому будь-яке голосове повідомлення, щоб отримати миттєву транскрипцію.

Почніть з малого: завтра спробуйте диктувати один електронний лист замість того, щоб його набирати. Диктуйте свої нотатки з зустрічей замість того, щоб їх друкувати. Зафіксуйте одну ідею під час прогулянки, замість того, щоб її втратити.

Протягом тижня диктування голосом стане для вас природним. Протягом місяця ви будете дивуватися, як могли працювати без цього. А коли ви підрахуєте зекономлені години, ви зрозумієте, що цей простий зсув кардинально змінив вашу продуктивність.