Lưu 2 Giờ Mỗi Ngày: Cuộc Cách Mạng Ghi Chép Tại Nơi Làm Việc

Công nhân văn phòng trung bình gõ từ 38-40 từ mỗi phút, nhưng nói với tốc độ 125-150 từ mỗi phút. Sự khác biệt về tốc độ này từ 3-4 lần đại diện cho một cơ hội năng suất khổng lồ mà hầu hết các chuyên gia đang bỏ lỡ. Việc sử dụng giọng nói để ghi chú qua WhatsApp đang biến đổi cách làm việc của các đội ngũ tư duy tiến bộ, tiết kiệm hàng giờ mỗi ngày.

Chi Phí Ẩn Giấu Của Việc Gõ

Việc gõ phím có vẻ tự nhiên đến mức chúng ta hiếm khi đặt câu hỏi về nó như một nút thắt cổ chai. Tuy nhiên, đối với hầu hết các chuyên gia, việc nhập liệu bằng bàn phím là bước hạn chế tốc độ trong vô số công việc hàng ngày:

• Soạn thảo email và tin nhắn
• Ghi chú cuộc họp
• Ghi chép ý tưởng và quyết định
• Tạo báo cáo và tài liệu
• Phản hồi giao tiếp với khách hàng

Một công nhân văn phòng điển hình dành 2-4 giờ mỗi ngày để gõ. Nếu việc ghi âm bằng giọng nói nhanh gấp 3 lần, đó có thể là 90-180 phút thời gian tiết kiệm mỗi ngày. Trong một năm, điều đó tương đương với 6-12 tuần làm việc đầy đủ.

Tại Sao Chọn WhatsApp Để Ghi Âm Tại Nơi Làm Việc

Bạn có thể tự hỏi: tại sao lại sử dụng WhatsApp để ghi âm tại nơi làm việc khi có những công cụ ghi âm chuyên dụng? Câu trả lời rất đơn giản - WhatsApp đã là nơi diễn ra giao tiếp công việc.

Nó Đã Có Trong Quy Trình Làm Việc Của Bạn

Hầu hết các đội ngũ đã sử dụng WhatsApp cho các giao tiếp nhanh, phối hợp nhóm và liên lạc với khách hàng. Sử dụng WhatsApp để ghi âm có nghĩa là bạn không cần phải học một công cụ mới, chuyển đổi ngữ cảnh, hoặc xuất nội dung giữa các nền tảng.

Tiện Lợi Đầu Tiên Di Động

WhatsApp hoạt động liền mạch trên các thiết bị, nhưng nó được thiết kế cho di động. Điều này có nghĩa là bạn có thể ghi lại những suy nghĩ trong khi đi lại, giữa các cuộc họp, hoặc bất cứ nơi nào bạn có điện thoại - mà ở đâu cũng có.

Giao Diện Quen Thuộc

Không có đường cong học tập nào. Nếu bạn có thể gửi một tin nhắn WhatsApp, bạn có thể ghi âm. Sự dễ tiếp cận này có nghĩa là việc áp dụng là ngay lập tức, không từ từ.

Năm Chiến Lược Ghi Âm Tại Nơi Làm Việc Thực Tế

1. Soạn Thảo Email Bằng Giọng Nói

Thay vì gõ từng chữ một cách vất vả, hãy ghi lại những điểm chính của bạn dưới dạng tin nhắn giọng nói gửi cho chính mình hoặc một đồng nghiệp. Sử dụng Transcribe Bot để chuyển đổi nó thành văn bản, sau đó sao chép-dán vào ứng dụng email của bạn. Quy trình này đặc biệt mạnh mẽ cho những email dài hơn, nơi bạn cần diễn đạt những ý tưởng phức tạp.

Nhiều chuyên gia báo cáo rằng việc ghi âm email thực sự cải thiện chất lượng vì họ nói một cách tự nhiên và gần gũi hơn so với việc gõ. Giọng điệu trở nên chân thực và hấp dẫn hơn.

2. Tài Liệu Cuộc Họp

Trong hoặc ngay sau các cuộc họp, hãy ghi lại các quyết định chính, các mục hành động và những điểm thảo luận quan trọng. Nói ra ghi chú của bạn chỉ mất vài giây và nắm bắt được ngữ cảnh mà các ghi chú gõ tắt thường bỏ lỡ.

Với việc chuyển đổi, bạn có được tốc độ của giọng nói với khả năng tìm kiếm và chia sẻ của văn bản. Gửi các ghi chú đã được chuyển đổi cho đội ngũ của bạn, dán chúng vào các công cụ quản lý dự án, hoặc lưu trữ chúng để tham khảo trong tương lai.

3. Ghi Nhận Ý Tưởng Khi Di Chuyển

Bạn đã có bao nhiêu ý tưởng tuyệt vời trong khi đi bộ đến bữa trưa, đi làm về, hoặc chờ đợi cà phê? Hầu hết những hiểu biết này biến mất vì việc dừng lại để gõ chúng ra là quá khó khăn.

Với việc ghi âm bằng giọng nói, bạn có thể ghi lại những suy nghĩ này ngay lập tức, vào thời điểm cảm hứng. Nói chúng vào WhatsApp, nhận bản chuyển đổi, và bạn đã bảo tồn ý tưởng mà không bị ngắt quãng.

4. Giao Tiếp Với Khách Hàng

Đối với các chuyên gia làm việc với khách hàng, tốc độ phản hồi rất quan trọng. Ghi âm các phản hồi cho các yêu cầu của khách hàng khi chúng còn tươi mới trong tâm trí bạn dẫn đến thời gian phản hồi nhanh hơn và những câu trả lời suy nghĩ hơn.

Luồng tự nhiên của lời nói cũng có xu hướng tạo ra các giao tiếp với khách hàng ấm áp và cá nhân hơn so với phong cách thường ngắn gọn của các tin nhắn được gõ dưới áp lực thời gian.

5. Viết Báo Cáo và Tài Liệu

Tạo nội dung dài là nơi mà việc đọc chính tỏ ra thật sự nổi bật. Thay vì nhìn chằm chằm vào một trang trắng, hãy nói về báo cáo hoặc tài liệu của bạn như thể bạn đang giải thích cho một đồng nghiệp.

Các bản nháp đầu tiên được tạo ra qua việc đọc thường toàn diện hơn vì nói giúp loại bỏ sự khó khăn của việc viết. Bạn luôn có thể chỉnh sửa và hoàn thiện văn bản đã được ghi lại sau này, nhưng bạn đã loại bỏ phần khó nhất - bắt đầu.

Vượt Qua Những Thách Thức Thường Gặp Khi Đọc Chính Tả

Tôi Không Giỏi Nói Những Suy Nghĩ Của Mình

Đây là phản đối phổ biến nhất, và phần lớn là một huyền thoại. Bạn nói suốt cả ngày trong các cuộc họp, cuộc trò chuyện và cuộc gọi. Kỹ năng đã có sẵn - bạn chỉ cần định hướng lại nó.

Bắt đầu với những bản đọc đơn giản như danh sách công việc hoặc tóm tắt ngắn. Khi bạn cảm thấy thoải mái hơn, bạn sẽ nhận ra rằng nói thực sự tự nhiên hơn viết cho hầu hết các hình thức giao tiếp.

Tin Nhắn Giọng Nói Không Chuyên Nghiệp

Lo ngại này là hợp lý nếu bạn đang gửi tin nhắn giọng nói trực tiếp. Nhưng với việc ghi âm, bạn nhận được đầu ra văn bản không thể phân biệt được với nội dung đã được gõ. Các đồng nghiệp và khách hàng của bạn chỉ thấy những tin nhắn và tài liệu chuyên nghiệp.

Tiếng Ồn Nền Ảnh Hưởng Đến Chất Lượng

Công nghệ AI ghi âm hiện đại, như cái mà Transcribe Bot sử dụng, rất giỏi trong việc lọc tiếng ồn nền và tập trung vào lời nói. Mặc dù một môi trường yên tĩnh là lý tưởng, bạn vẫn có thể đọc chính tả thành công trong hầu hết các môi trường hàng ngày như văn phòng, ô tô hoặc ngoài trời.

Tính Toán Tiết Kiệm Thời Gian Cá Nhân Của Bạn

Hãy làm một phép toán nhanh để xem tiềm năng tăng năng suất của bạn:

• Nếu bạn dành 3 giờ mỗi ngày để gõ nội dung liên quan đến công việc
• Và việc đọc chính tả nhanh gấp 3 lần
• Bạn có thể hoàn thành cùng một công việc trong 1 giờ
• Điều đó có nghĩa là tiết kiệm 2 giờ mỗi ngày
• 10 giờ mỗi tuần làm việc
• 40 giờ mỗi tháng
• 480 giờ mỗi năm

Điều đó tương đương với 12 tuần làm việc 40 giờ đầy đủ. Hãy tưởng tượng bạn có thể làm gì với 12 tuần bổ sung hàng năm - cho dù là đảm nhận các dự án lớn hơn, giảm giờ làm thêm, hay đơn giản là đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn.

Hiệu Ứng Tích Lũy

Sức mạnh thực sự của việc đọc chính tả không chỉ là tiết kiệm thời gian - mà còn là hiệu ứng tích lũy của việc loại bỏ sự khó khăn trong giao tiếp.

Khi việc ghi chép ý tưởng yêu cầu nỗ lực tối thiểu, bạn sẽ ghi chép nhiều hơn. Khi việc ghi lại biên bản cuộc họp trở nên dễ dàng, bạn giữ được hồ sơ tốt hơn. Khi việc phản hồi tin nhắn nhanh chóng, bạn duy trì được mối quan hệ tốt hơn và phát hiện vấn đề sớm hơn.

Điều này tạo ra một vòng luẩn quẩn tích cực, nơi giao tiếp được cải thiện dẫn đến hợp tác tốt hơn, từ đó dẫn đến kết quả tốt hơn, làm cho công việc của bạn trở nên thỏa mãn và hiệu quả hơn.

Bắt Đầu Ngay Hôm Nay

Rào cản để tham gia gần như là bằng không. Bạn đã có WhatsApp. Thêm Transcribe Bot vào danh bạ của bạn và chuyển tiếp bất kỳ tin nhắn thoại nào để nhận được bản chép nhanh ngay lập tức.

Bắt đầu từ những điều nhỏ: ngày mai, hãy thử đọc một email thay vì gõ nó. Đọc ghi chú cuộc họp của bạn thay vì gõ chúng. Ghi lại một ý tưởng trong khi đi bộ thay vì để mất nó.

Chỉ trong một tuần, việc đọc giọng nói sẽ trở nên tự nhiên. Chỉ trong một tháng, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào bạn có thể làm việc mà không có nó. Và khi bạn tính toán số giờ bạn đã tiết kiệm, bạn sẽ nhận ra rằng sự thay đổi đơn giản này đã thay đổi cơ bản năng suất của bạn.