Tiết kiệm 2 giờ mỗi ngày: Cuộc cách mạng ghi âm tại nơi làm việc

TL;DR: Nói chuyện nhanh hơn gõ khoảng ba lần, và các chuyên gia đang khai thác khoảng cách đó: đọc các tin nhắn, ghi chú và ý tưởng dưới dạng ghi âm WhatsApp, sau đó chuyển đổi chúng thành văn bản để chỉnh sửa, tìm kiếm và chia sẻ. Kết quả thường là một vài giờ được tiết kiệm mỗi ngày.

Công nhân văn phòng trung bình gõ từ 38-40 từ mỗi phút, nhưng nói ở tốc độ 125-150 từ mỗi phút. Sự khác biệt tốc độ 3-4 lần này đại diện cho một cơ hội năng suất khổng lồ mà hầu hết các chuyên gia đang bỏ lỡ. Việc đọc giọng nói qua WhatsApp đang biến đổi cách làm việc của các đội ngũ tư duy tiến bộ, tiết kiệm hàng giờ mỗi ngày.

Chi phí ẩn của việc gõ

Gõ có vẻ rất tự nhiên đến nỗi chúng ta hiếm khi đặt câu hỏi về nó như một nút thắt cổ chai. Tuy nhiên, đối với hầu hết các chuyên gia, việc nhập liệu bằng bàn phím là bước giới hạn tốc độ trong vô số nhiệm vụ hàng ngày:

• Soạn thảo email và tin nhắn
• Ghi chú cuộc họp
• Ghi lại ý tưởng và quyết định
• Tạo báo cáo và tài liệu
• Phản hồi các giao tiếp từ khách hàng

Một công nhân văn phòng điển hình dành 2-4 giờ mỗi ngày để gõ. Nếu việc đọc giọng nói nhanh hơn 3 lần, thì đó có thể là 90-180 phút thời gian được tiết kiệm mỗi ngày. Trong một năm, điều đó tương đương với 6-12 tuần làm việc đầy đủ.

Tại sao sử dụng WhatsApp cho việc đọc giọng nói tại nơi làm việc

Bạn có thể tự hỏi: tại sao lại sử dụng WhatsApp cho việc đọc giọng nói tại nơi làm việc khi có các công cụ đọc giọng nói chuyên dụng? Câu trả lời rất đơn giản - WhatsApp đã là nơi diễn ra giao tiếp công việc.

Nó đã có trong quy trình làm việc của bạn

Hầu hết các đội ngũ đã sử dụng WhatsApp cho các giao tiếp nhanh, phối hợp nhóm và liên lạc với khách hàng. Sử dụng WhatsApp cho việc đọc giọng nói có nghĩa là bạn không cần phải học một công cụ mới, chuyển đổi ngữ cảnh, hoặc xuất nội dung giữa các nền tảng.

Tiện lợi di động trước tiên

WhatsApp hoạt động liền mạch trên các thiết bị, nhưng nó được thiết kế cho di động. Điều này có nghĩa là bạn có thể ghi lại những suy nghĩ trong khi đi lại, giữa các cuộc họp, hoặc bất cứ nơi nào bạn có điện thoại - mà đó là mọi nơi.

Giao diện quen thuộc

Không có đường cong học tập nào. Nếu bạn có thể gửi một tin nhắn WhatsApp, bạn có thể đọc giọng nói. Tính khả dụng này có nghĩa là việc áp dụng là ngay lập tức, không dần dần.

Năm chiến lược đọc giọng nói thực tiễn tại nơi làm việc

1. Soạn thảo email bằng giọng nói

Thay vì vất vả gõ email, hãy đọc các điểm chính của bạn dưới dạng tin nhắn giọng nói cho chính mình hoặc một đồng nghiệp. Sử dụng Transcribe Bot để chuyển đổi nó thành văn bản, sau đó sao chép-dán vào ứng dụng email của bạn. Quy trình làm việc này đặc biệt mạnh mẽ cho các email dài hơn, nơi bạn cần diễn đạt các ý tưởng phức tạp.

Nhiều chuyên gia báo cáo rằng việc đọc giọng nói email thực sự cải thiện chất lượng vì họ nói một cách tự nhiên và thân mật hơn so với việc gõ. Giọng điệu trở nên chân thực và hấp dẫn hơn.

2. Tài liệu cuộc họp

Trong hoặc ngay sau các cuộc họp, hãy đọc các quyết định chính, các mục hành động và các điểm thảo luận quan trọng. Nói ra ghi chú của bạn chỉ mất vài giây và ghi lại bối cảnh mà các ghi chú gõ tắt bỏ lỡ.

Với việc chuyển đổi, bạn có tốc độ của giọng nói với khả năng tìm kiếm và chia sẻ của văn bản. Gửi các ghi chú đã được chuyển đổi cho đội ngũ của bạn, dán chúng vào các công cụ quản lý dự án, hoặc lưu trữ chúng để tham khảo trong tương lai.

3. Ghi lại ý tưởng khi di chuyển

Bạn đã có bao nhiêu ý tưởng tuyệt vời trong khi đi bộ đến bữa trưa, đi về nhà, hoặc chờ đợi một tách cà phê? Hầu hết những hiểu biết này biến mất vì việc dừng lại để gõ chúng ra là quá nhiều ma sát.

Với việc đọc giọng nói, bạn có thể ghi lại những suy nghĩ này trong thời gian thực, ngay tại thời điểm cảm hứng. Nói chúng vào WhatsApp, nhận được bản chuyển đổi, và bạn đã bảo tồn ý tưởng mà không bị gián đoạn.

4. Giao tiếp với khách hàng

Đối với các chuyên gia giao tiếp với khách hàng, tốc độ phản hồi rất quan trọng. Đọc các phản hồi cho các yêu cầu của khách hàng khi chúng còn tươi trong tâm trí bạn dẫn đến thời gian phản hồi nhanh hơn và các câu trả lời suy nghĩ hơn.

Luồng tự nhiên của lời nói cũng có xu hướng tạo ra các giao tiếp với khách hàng ấm áp và cá nhân hơn so với phong cách thường ngắn gọn của các tin nhắn gõ được gửi dưới áp lực thời gian.

5. Viết báo cáo và tài liệu

Tạo nội dung dài là nơi mà việc đọc giọng nói thực sự tỏa sáng. Thay vì nhìn chằm chằm vào một trang trắng, chỉ cần nói qua báo cáo hoặc tài liệu của bạn như thể bạn đang giải thích nó cho một đồng nghiệp.

Các bản nháp đầu tiên được tạo ra qua việc đọc giọng nói thường toàn diện hơn vì việc nói loại bỏ ma sát của việc viết. Bạn luôn có thể chỉnh sửa và tinh chỉnh văn bản đã được chuyển đổi sau đó, nhưng bạn đã loại bỏ phần khó nhất - bắt đầu.

Vượt qua những thách thức thường gặp khi đọc giọng nói

Tôi không giỏi nói ra suy nghĩ của mình

Đây là phản đối phổ biến nhất, và phần lớn là một huyền thoại. Bạn nói cả ngày trong các cuộc họp, cuộc trò chuyện và cuộc gọi. Kỹ năng đã có sẵn - bạn chỉ cần định hướng lại nó.

Bắt đầu với các đọc giọng nói đơn giản như danh sách nhiệm vụ hoặc tóm tắt ngắn. Khi bạn xây dựng sự thoải mái, bạn sẽ thấy rằng việc nói thực sự tự nhiên hơn việc viết cho hầu hết các giao tiếp.

Các tin nhắn giọng nói không chuyên nghiệp

Lo ngại này là hợp lý nếu bạn đang gửi các tin nhắn giọng nói trực tiếp. Nhưng với việc chuyển đổi, bạn nhận được đầu ra văn bản không thể phân biệt được với nội dung gõ. Các đồng nghiệp và khách hàng của bạn chỉ thấy các tin nhắn và tài liệu văn bản chuyên nghiệp.

Tiếng ồn nền ảnh hưởng đến chất lượng

AI chuyển đổi hiện đại, như cái mà Transcribe Bot sử dụng, rất giỏi trong việc lọc tiếng ồn nền và tập trung vào lời nói. Mặc dù một môi trường yên tĩnh là lý tưởng, bạn có thể đọc giọng nói thành công trong hầu hết các cài đặt hàng ngày như văn phòng, ô tô, hoặc ngoài trời.

Tính toán tiết kiệm thời gian cá nhân của bạn

Hãy làm một phép toán nhanh để xem tiềm năng tăng năng suất của bạn:

• Nếu bạn dành 3 giờ mỗi ngày để gõ nội dung liên quan đến công việc
• Và việc đọc giọng nói nhanh hơn 3 lần
• Bạn có thể hoàn thành cùng một công việc trong 1 giờ
• Đó là 2 giờ tiết kiệm mỗi ngày
• 10 giờ mỗi tuần làm việc
• 40 giờ mỗi tháng
• 480 giờ mỗi năm

Điều đó tương đương với 12 tuần làm việc đầy đủ 40 giờ. Hãy tưởng tượng bạn có thể làm gì với 12 tuần bổ sung hàng năm - cho dù đó là đảm nhận các dự án lớn hơn, giảm giờ làm thêm, hoặc đơn giản là đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn.

Hiệu ứng tích lũy

Quyền lực thực sự của việc đọc giọng nói không chỉ là tiết kiệm thời gian - mà là hiệu ứng tích lũy của việc loại bỏ ma sát khỏi giao tiếp.

Khi việc ghi lại ý tưởng yêu cầu nỗ lực tối thiểu, bạn ghi lại nhiều hơn. Khi việc ghi chú cuộc họp dễ dàng, bạn giữ hồ sơ tốt hơn. Khi phản hồi tin nhắn nhanh chóng, bạn duy trì mối quan hệ tốt hơn và phát hiện vấn đề sớm hơn.

Điều này tạo ra một chu trình tích cực, nơi giao tiếp được cải thiện dẫn đến hợp tác tốt hơn, điều này dẫn đến kết quả tốt hơn, điều này làm cho công việc của bạn trở nên thỏa mãn và hiệu quả hơn.

Bắt đầu ngay hôm nay

Rào cản gia nhập gần như bằng không. Bạn đã có WhatsApp. Thêm Transcribe Bot vào danh bạ của bạn và chuyển tiếp bất kỳ tin nhắn giọng nói nào để nhận được bản chuyển đổi ngay lập tức.

Bắt đầu nhỏ: ngày mai, hãy thử đọc một email thay vì gõ nó. Đọc ghi chú cuộc họp của bạn thay vì gõ chúng. Ghi lại một ý tưởng trong khi đi bộ thay vì để mất nó.

Trong vòng một tuần, việc đọc giọng nói sẽ cảm thấy tự nhiên. Trong vòng một tháng, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào bạn đã từng làm việc mà không có nó. Và khi bạn tính toán số giờ bạn đã tiết kiệm, bạn sẽ nhận ra rằng sự thay đổi đơn giản này đã thay đổi cơ bản năng suất của bạn.